Qu'est-ce que l'enregistrement des présences ?
| Août 2022
Pour lutter contre la fraude sociale, il faut savoir qui est présent sur le lieu de travail, à quelle heure, pour qui et sous quel statut (salarié ou indépendant). Cela vise également à améliorer la sécurité et la santé des employés et à lutter contre la concurrence déloyale. C'est pourquoi, depuis le 1er janvier 2016, l'enregistrement obligatoire des présences a été introduit pour les personnes actives sur le lieu de travail.
Le système d'enregistrement comporte trois volets :
- Une base de données gérée par le gouvernement contenant les données enregistrées ;
- un dispositif d'enregistrement dans lequel les données sont entrées et par lequel elles sont transmises à la base de données ; et
- un moyen d'enregistrement qui permet à la personne de s'enregistrer dans le dispositif.
Pour quelles personnes Checkinatwork est-il obligatoire ?
Une inscription au CIAW doit être effectuée pour toute personne effectuant un travail dans un abattoir, un atelier de découpe ou dans une entreprise de préparations et/ou de produits à base de viande:
- employés
- les travailleurs indépendants et leurs auxiliaires
- les travailleurs détachés et les travailleurs indépendants
Il devrait donc également y avoir un enregistrement pour :
- le chef d'entreprise ou son partenaire coopérant
- les chauffeurs en cas de distribution (par exemple aux clients) et/ou de réception de matières premières (aide au déchargement des animaux vivants, lavage et désinfection des bétaillères et des caisses), si cela se fait avec leur propre moyen de transport ou s'il est fait appel à un transporteur.
Exceptions où l'inscription n'est pas requise :
- visiteurs
- les employés administratifs, à moins qu'ils n'effectuent des travaux exceptionnels dans l'atelier (par exemple, contrôle de la qualité, laboratoire,...) pour autant que les travaux en question entrent dans le champ d'application (art. 30ter). (sujet, cependant).
- les personnes qui se contentent de superviser, de donner des instructions, de répartir le travail, etc., sauf lorsqu'il s'agit d'établir la déclaration d'abattage.
- pour les chauffeurs dans le cas de la fourniture pure de matières premières et de bétail (à noter que la réception est soumise à cette condition).
- la fourniture et l'entretien technique ou la réparation de machines.
Qui est responsable de l'enregistrement au travail ?
La responsabilité de l'enregistrement incombe à la fois à la personne qui envoie quelqu'un travailler (client, entrepreneur) ou à l'employeur, et à la personne qui effectue le travail (employé, travailleur indépendant). Les deux parties doivent convenir de la personne qui effectue l'enregistrement, et elles peuvent vérifier si l'enregistrement a été effectué.
L'obligation d'enregistrement s'applique à :
- l'abattoir
- l'atelier de découpe
- l'entreprise de préparation de viande et/ou de produits carnés qui agit en tant qu'entrepreneur ou donneur d'ordre (et qui doit à cet effet obtenir un agrément de l'Agence fédérale pour la sécurité de la chaîne alimentaire)
- tout sous-traitant
- les entreprises étrangères qui sont des donneurs d'ordre pour des travaux en Belgique.
Exception :
Les établissements ayant un agrément 1.1.3. (abattage à la ferme) ne doivent pas se conformer à cette obligation. Cette exception sera évaluée un an après l'entrée en vigueur de cette loi.
Quelles sont les responsabilités ?
- Le client (ou sa personne assimilée) doit mettre le système d'enregistrement et l'appareil d'enregistrement compatible à la disposition des entrepreneurs auxquels il fait appel (c'est-à-dire fournir, installer et contrôler le bon fonctionnement de l'appareil d'enregistrement), sauf s'il a été convenu d'un commun accord d'utiliser le système d'enregistrement alternatif. Chaque contractant auquel le donneur d'ordre (ou sa personne assimilée) fait appel doit à nouveau le mettre à la disposition de ses sous-traitants dans la chaîne de sous-traitance, etc.
- S'assurer que les données relatives à son activité sont effectivement et correctement enregistrées et transmises à la base de données.
- Prendre des mesures pour s'assurer que son cocontractant enregistre effectivement et correctement toutes les données et les transmet à la base de données.
- Veiller à ce que tout travailleur qui entre sur le lieu de travail sur ses instructions soit enregistré avant d'y pénétrer.
- En cas de recours à des travailleurs temporaires, l'obligation incombe à l'utilisateur et non à l'agence de travail temporaire.
Quelles sont les données demandées par l'Office national de sécurité sociale ?
- les données d'identification de la personne physique (nom, prénom, nationalité, date de naissance et numéro de registre national ou numéro de reçu L1 pour les travailleurs étrangers (indépendants ou salariés)) ;
- l'adresse ou la description géographique ou les coordonnées de l'emplacement du chantier de construction ;
- la qualité en laquelle la personne physique fournit des services sur le chantier (salarié, indépendant, employeur, représentant du commettant ou de ses équivalents, etc ;)
- les données d'identification de l'employeur lorsque la personne effectuant l'enregistrement est un employé (nom, adresse, forme juridique et numéro d'entreprise) ;
- lorsque la personne physique est indépendante, les données d'identification de la personne physique ou morale pour le compte de laquelle un travail est effectué ;
- le numéro d'identification de la notification des travaux à l'Office national de sécurité sociale ;
- l'heure d'enregistrement, c'est-à-dire l'heure de l'horodatage que l'ONSS appose à la réception d'une fiche de présence formellement valable,
Comment faire l'enregistrement des présences ?
Pour que le processus d'inscription obligatoire soit le plus fluide possible, il est préférable de travailler avec une pointeuse à l'entrée de l'atelier ou via une application mobile sur le smartphone. Il existe une fonction spécifique appelée "scan des codes QR" qui vous permet d'enregistrer quelqu'un rapidement :
- via le code QR figurant sur la déclaration limosa L1 (pour les travailleurs étrangers)
- via le générateur de code QR All-Connects (pour les employés belges d'entreprises belges)
Il est important que les données envoyées ne puissent plus être manipulées et qu'elles puissent être envoyées en toute sécurité.
S'il s'agit d'un marché global pour des travaux réalisés de manière aléatoire sur différents sites, une seule déclaration de travaux doit être faite, en mentionnant les différents sites dans la description de la localisation des travaux. Si une personne est de facto dans l'impossibilité d'enregistrer sa présence (par exemple, un badge oublié) et qu'aucun personnel administratif n'est présent, une "procédure de secours" via un autre canal, par exemple un smartphone ou un ordinateur de bureau, peut être prévue. Pour les travaux effectués de nuit et donc répartis sur 2 jours civils, la présence doit être enregistrée pour le premier jour.
Contrôles et sanctions Contrôle au travail
Les inspecteurs sociaux et les inspecteurs des institutions de sécurité sociale peuvent consulter, échanger et utiliser les données contenues dans le système d'enregistrement dans le cadre de leur mission. Toute personne qui n'enregistre pas sa présence immédiatement et quotidiennement peut se voir infliger une amende de 60 à 600 euros. L'employeur, l'entrepreneur ou le donneur d'ordre chargé de l'exécution, l'entrepreneur ou le chef d'entreprise qui ne remplit pas ses obligations peut être condamné à une amende de 600 à 6 000 € en droit pénal, ou de 300 à 3 000 € en droit administratif. L'amende est multipliée par le nombre de personnes pour lesquelles l'infraction a été commise.
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