| Mars 2023 | Auteur Anni Junnila
Lorsque Andreas, le chef d'atelier de Trio, est devenu responsable des outils de travail de l'entreprise, celle-ci utilisait encore un stylo et du papier pour les gérer. Trio souhaitait perdre moins de temps sur les événements récurrents liés aux outils et la solution a été trouvée dans notre logiciel de gestion des matériaux.
Outre la gestion de l'atelier, Andreas, le chef d'atelier de Trio, est responsable du développement d'un système d'achat centralisé et de la gestion de tous les outils de travail de l'entreprise. "Nous n'avions pas de système d'achat centralisé auparavant, c'est pourquoi le développement de ce système faisait partie de mes responsabilités. La gestion des outils de travail a donc été intégrée à ma description de poste", explique Andreas.
Il y a quelque temps, une seule personne avait accès aux informations relatives aux outils de l'entreprise et ces informations étaient conservées sur des bouts de papier ou des carnets. "Tout le monde appelait cette personne lorsqu'elle avait besoin d'outils. Elle devait alors trouver où se trouvaient les outils à ce moment-là, ce qui demandait beaucoup de travail", explique le chef d'atelier. "Nous n'avions pas de système commun permettant à chacun de vérifier où se trouvaient les outils.
Avec la nouvelle responsabilité de la gestion des actifs de l'entreprise, Andreas a d'abord pensé à créer une solution de gestion des outils basée sur Excel. C'est alors que Teemu Kallio, notre directeur commercial chargé de la rénovation des canalisations, m'a dit qu'il existait un logiciel spécifique pour la gestion des outils. Nous sommes arrivés à la conclusion que ce logiciel était un système beaucoup plus simple que le travail sur Excel. Et cela s'est avéré être le cas.
"Ce logiciel réduit directement ma charge de travail", déclare M. Vepsäläinen.
La facilité d'utilisation a été le principal critère qui nous a incités à opter pour votre application de gestion des matériaux. L'âge de nos employés varie de 18 à 60 ans. "Nous avons beaucoup d'installateurs plus âgés qui ne s'adaptent pas facilement aux nouvelles technologies", explique Andreas. Selon lui, le démarrage et l'introduction du logiciel se sont bien déroulés, même si tous les employés n'ont pas de connaissances techniques. "En général, une démonstration unique du fonctionnement du logiciel suffit. Il est tellement facile à utiliser.
"L'utilisation de ce logiciel facilite grandement mon travail. Je peux désormais consacrer à d'autres tâches le temps que je perdrais autrement à suivre l'emplacement de nos outils".
Les outils de travail de Trio sont étiquetés avec le code QR/NFC qui sert de lien entre les outils et leurs informations conservées dans le service en nuage. En scannant l'étiquette à l'aide d'un appareil mobile, les informations relatives à chaque outil sont facilement accessibles. Les transactions d'entrée et de sortie sont également facilement enregistrées par la lecture de l'étiquette. "Je n'aurais pas pu imaginer un moyen plus simple de rendre ce système plus efficace", déclare Andreas.
Les installateurs de Trio utilisent principalement les fonctions d'enregistrement et de sortie du système de gestion des actifs. "Nous disposons d'un entrepôt où nous stockons les outils fréquemment utilisés et les grosses machines. Nos installateurs vont chercher ce dont ils ont besoin dans l'entrepôt et enregistrent eux-mêmes les transactions", explique Andreas. Trio utilise également le système pour la gestion de la maintenance et de l'étalonnage, mais il enregistre lui-même ces événements dans l'application de gestion. "Par exemple, si des appareils sont envoyés en maintenance, si quelque chose est cassé ou s'il manque des pièces, je crée moi-même la documentation.
Andreas est satisfait des résultats que le service a permis d'obtenir : le travail est devenu plus facile pour tout le monde grâce à l'utilisation de ce système central. "Je ne dois plus servir d'intermédiaire et nous ne devons plus appeler l'entreprise pour demander où se trouvent nos outils. L'application de gestion nous permet de voir instantanément si tel ou tel outil est dans le bureau ou en cours d'utilisation, et nous pouvons immédiatement trouver la bonne personne à qui demander ce qu'il en est. En d'autres termes, les appels et les recherches inutiles peuvent désormais être évités", explique Andreas.
"Dans l'application, vous pouvez voir immédiatement que les heures de travail d'une personne ont été libérées pour d'autres usages. Je dirais que nous pouvons économiser quelques heures par jour". Cela crée également un avantage concurrentiel pour l'entreprise.
"Nous pouvons nous concentrer sur les tâches essentielles et nos ressources sont disponibles en cas de besoin.
Selon Andreas, le service est également utile pour la planification des entrepôts. "Nous savons maintenant combien d'outils nous avons et de combien d'espace ils ont besoin. Bien sûr, il est préférable que les équipements soient utilisés en permanence, mais il est bon d'avoir des informations sur l'espace dont ils ont besoin, le cas échéant. Nos locaux sont relativement petits par rapport à nos activités", explique Andreas. Désormais, l'entreprise peut également savoir si des biens de l'entreprise sont portés disparus.
"Avant d'utiliser cette application de gestion, nous ne savions pas exactement quels outils nous possédions. Maintenant, s'il manque quelque chose, nous savons au moins ce que nous possédons déjà.
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