Gestion de la flotte. Qu'est-ce que c'est ?

Qu'est-ce qu'un système de gestion de flotte ?

| Janvier 2023

La gestion de flotte ou gestion de parc est un terme général qui englobe les nombreuses actions et processus qui doivent avoir lieu pour qu'un parc de cinq véhicules ou plus fonctionne dans les délais, dans le respect du budget et avec une efficacité maximale. Des millions de véhicules dans le monde sont gérés à l'aide d'une plateforme logicielle numérique et centralisée. 75 % des gestionnaires de flotte s'appuient sur ce logiciel de gestion de flotte ou sur la télématique des véhicules pour soutenir leurs opérations quotidiennes.

Toute organisation qui a besoin de véhicules commerciaux pour fonctionner s'engage dans une certaine forme de gestion de flotte et de gestion de parc. L'objectif de la gestion de flotte est de superviser l'ensemble des performances et de l'entretien de la flotte afin d'accroître la productivité et d'assurer le bon fonctionnement de l'entreprise : entretien des véhicules, suivi de la consommation et des coûts de carburant, gestion des conducteurs, utilisation des actifs, planification des itinéraires et mise en œuvre de programmes visant à accroître la productivité de l'entreprise, à améliorer le service à la clientèle et à réduire les gaspillages.

Gestion de la flotte requise :

-Personnes: un gestionnaire de flotte ou une société de gestion de flotte

-Technologie: logiciels de gestion de flotte, caméras de tableau de bord, capteurs de véhicules, télématique et GPS.

-Données: informations recueillies par le matériel et transmises au logiciel de flotte en ligne, telles que les diagnostics du moteur et le comportement de conduite.

Pourquoi les entreprises trouvent-elles les logiciels de gestion de flotte indispensables ?

Lorsque vous achetez ou louez un véhicule, vous devez également tenir compte des nombreux coûts associés à la propriété. Cela comprend le stockage, l'assurance, le prix de l'essence, l'enregistrement, le titre et l'entretien. Imaginez maintenant être responsable de tous ces composants pour une flotte entière. Grâce à une solution de gestion de flotte, les entreprises peuvent consulter les données relatives à toutes ces dépenses dans une seule et même application, ce qui peut éviter bien des maux de tête à la gestion des véhicules.

Les logiciels modernes de gestion de flotte vont au-delà du suivi des emplacements en fournissant un aperçu des performances et de l'efficacité des véhicules et en présentant les données de manière à ce que les entreprises puissent les comprendre facilement.

Les logiciels de gestion de flotte peuvent vous aider à obtenir des informations objectives sur la sécurité des conducteurs, à mettre en évidence les pratiques dangereuses telles que les excès de vitesse ou les freinages brusques, et à identifier les conducteurs qui ont besoin d'être davantage encadrés. Il est également essentiel de veiller à ce que votre flotte reste conforme aux lois fédérales et nationales.

La technologie peut également contribuer à soutenir les efforts de maintenance proactive, permettant aux gestionnaires de flotte de tirer le meilleur parti de leurs actifs en mettant en œuvre des programmes de maintenance préventive. De nombreuses entreprises utilisent également des applications mobiles qui permettent le transfert et l'accessibilité instantanés des données, ce qui leur permet d'identifier rapidement des problèmes qui auraient pu passer inaperçus ou se transformer en problèmes plus importants.

Nous vous présentons ici les 5 principaux indicateurs clés de performance pour les gestionnaires de flotte et comment un logiciel de gestion de flotte peut aider à les suivre. Voir les résultats ci-dessous.

TOP KPI pour les gestionnaires de flotte

Quels sont les avantages de la gestion de flotte ?

La gestion d'une flotte de véhicules peut s'avérer difficile, quelle que soit la taille du parc. C'est pourquoi plus de 75 % des gestionnaires de flotte s'appuient sur un logiciel de gestion de flotte ou sur la télématique des véhicules pour soutenir les opérations quotidiennes d'au moins certains de leurs véhicules.

Les consommateurs attendant souvent une satisfaction instantanée et une livraison le lendemain, la mise en œuvre d'une gestion de flotte est absolument essentielle pour que les entreprises puissent optimiser leurs ressources et stimuler leur croissance. Voici quelques-uns des principaux avantages de la gestion de flotte :

- Réduction des coûts de la main-d'œuvre et du gaz

- Restez en conformité avec les réglementations nationales et fédérales

- Localiser et suivre les véhicules de la flotte

- Gestion de l'entretien des véhicules

- Améliorer la sécurité de la flotte et des conducteurs

- Optimiser les économies de coûts

Les logiciels de gestion de flotte peuvent aider les gestionnaires de flotte à avoir un aperçu en temps réel de leurs opérations, tout en augmentant la satisfaction des conducteurs et en réduisant la consommation de carburant grâce à des analyses prédictives et des rapports précis. Pour en savoir plus, consultez notre blog "Challenges for Fleet Managers".

Comment fonctionne un logiciel de gestion de flotte ?

Le logiciel de gestion de flotte est une base de données centrale essentielle qui aide les gestionnaires de flotte à surveiller, organiser et coordonner les véhicules. Il donne également aux gestionnaires une image complète de leur flotte et de ses activités.

Le logiciel peut être intégré à des outils tiers tels que les fournisseurs de services de maintenance, les cartes de carburant, la comptabilité, etc. Lorsqu'il est connecté à des capteurs, à des dispositifs de suivi GPS et de télématique, le logiciel suit les informations relatives aux diagnostics du véhicule, au comportement de conduite, aux besoins d'entretien, aux dépenses de carburant et plus encore. Voici quelques-unes des caractéristiques des logiciels de gestion de flotte :

-Comptabilité: suivi et vérification des dépenses pour identifier les fraudes et gérer les budgets.

-Consommation de carburant: les capteurs du véhicule peuvent détecter une marche au ralenti excessive afin de réduire la consommation excessive de carburant.

-Maintenance: le logiciel peut suivre l'historique de la maintenance et envoyer des rappels de maintenance.

-Alertes en temps réel: les conducteurs peuvent être avertis d'un comportement dangereux au volant par des alertes en cabine.

-Enregistrement des heures: Les conducteurs peuvent respecter leurs heures de service grâce à des dispositifs d'enregistrement électronique intégrés (ELD)

-Sécurité: les gestionnaires peuvent savoir où se trouvent les véhicules et s'ils ont été conduits en dehors des heures de bureau.

Quel est le travail d'un gestionnaire de flotte ?

Les entreprises engagent des gestionnaires de flotte pour superviser le cycle de vie des véhicules commerciaux. La gestion de la flotte peut être assurée en interne, si la flotte est suffisamment importante pour justifier ce poste, ou être confiée à une société spécialisée dans ce service.

Dans tous les cas, un gestionnaire de flotte est nommé pour organiser et réaliser les opérations quotidiennes et contrôler les coûts. Les tâches comprennent la supervision de l'achat et de l'entretien des véhicules, la gestion des chauffeurs, la planification des itinéraires et la sécurité. Un gestionnaire de flotte est donc responsable de l'ensemble des services de la flotte, avec l'éventail de tâches suivant :

1. Assurer la sécurité des conducteurs

Le grand défi pour les entreprises disposant d'une flotte est de s'assurer que les conducteurs (peuvent) conduire en toute sécurité. Il peut être difficile de garantir une conduite sûre, d'autant que les coordinateurs de flotte se trouvent à des centaines de kilomètres des véhicules en circulation. C'est pourquoi il existe des outils utiles que les gestionnaires de flotte peuvent utiliser, tels que les dashcams ou les systèmes de suivi des véhicules, qui permettent de voir en temps réel un véhicule plus éloigné et fournissent des preuves ou du matériel pour mettre en place une formation des conducteurs.

2. Rétention des conducteurs

- La pénurie de conducteurs est un problème croissant dans le secteur des transports. La stabilisation et l'augmentation de la fidélisation des conducteurs sont des objectifs que les gestionnaires de flotte doivent toujours viser. En mettant en place des programmes de tutorat, en améliorant les conditions de travail ou simplement en renforçant la confiance entre le conducteur et le gestionnaire de flotte, ces derniers peuvent faire en sorte que les conducteurs prennent plaisir à rester au travail.

3. Suivre, analyser et maintenir une vue d'ensemble de la flotte

- Pour garantir la sécurité des conducteurs, les gestionnaires de flotte doivent savoir exactement où se trouvent les différents véhicules à tout moment. Bien que cela puisse sembler simple, le suivi de la localisation des véhicules peut s'avérer difficile, qu'une flotte compte 5 ou 5 000 véhicules. Les gestionnaires de flotte s'appuient alors sur la technologie GPS et d'autres systèmes de suivi GPS pour savoir où se trouvent leurs véhicules, ainsi que pour accroître la visibilité des opérations de leur flotte et la sécurité des véhicules.

- Les logiciels de gestion de flotte permettent de surveiller et d'analyser les paramètres clés pour une performance optimale.

4. Réduction totale des coûts

Qu'il s'agisse de la gestion du carburant ou de la réduction des coûts d'exploitation, les gestionnaires de parcs automobiles sont censés identifier et éliminer les dépenses inutiles pour contribuer à créer des opérations de parc automobile plus rentables et plus efficaces. Les coûts d'exploitation, de carburant et d'entretien peuvent s'accumuler rapidement. Qu'il s'agisse de la mise en place de programmes d'efficacité énergétique (que le prix du carburant soit élevé ou faible) ou du suivi des actifs, il incombe au coordinateur de flotte d'identifier des solutions permettant de réaliser des économies et d'aider une entreprise à accroître sa productivité.

5. Entretien et acquisition de véhicules

Un gestionnaire de flotte s'assure que tous les véhicules sont pleinement opérationnels, coordonne l'entretien de routine et organise les services de réparation. Pour gérer au mieux une flotte, un gestionnaire de flotte doit être capable de prévoir le nombre et le type de véhicules dont elle a besoin pour fonctionner efficacement. Il peut sembler facile d'acheter de nouveaux véhicules lorsque cela est nécessaire, mais il est essentiel de comprendre et de prévoir correctement l'utilisation de la flotte pour déterminer correctement une stratégie d'approvisionnement. L'adéquation d'un employé à une catégorie de véhicule, le cycle de vie du véhicule et même le timing du marché sont autant de facteurs importants qui contribuent à une bonne stratégie d'acquisition de véhicules.

Les questions les plus fréquemment posées sur les logiciels de gestion de flotte

Vous trouverez les réponses aux questions les plus fréquemment posées sur la gestion de flotte dans notre blog"FAQ logiciels de gestion de flotte".

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